Dolibarr è uno dei gestionali open source più diffusi tra le PMI europee. Copre fatturazione, contabilità, gestione clienti e fornitori, magazzino, progetti e risorse umane in un unico sistema, senza costi di licenza per utente e senza vincoli legati a vendor proprietari.
La piattaforma è costruita su PHP con database MySQL o PostgreSQL, aggiornata regolarmente e supportata da una comunità attiva di sviluppatori a livello internazionale. La sua architettura modulare permette di attivare solo le funzionalità che servono davvero, e di aggiungerne nel tempo tramite il marketplace ufficiale Dolistore.
Mainlab installa, configura e personalizza Dolibarr da anni, affiancando da remoto e in cloud le PMI su tutto il territorio italiano, dall’analisi dei processi fino alla formazione degli utenti. L’obiettivo non è consegnare un software installato, ma fare in modo che il gestionale rispecchi come lavora l’azienda, non il contrario.
Cosa gestisce Dolibarr
Dolibarr copre le principali aree operative e amministrative di una PMI in un sistema unico e integrato. Di seguito le funzionalità principali
Gestione finanziaria
Fatture attive e passive, note di credito e di debito, scadenzario pagamenti, gestione del budget, riconciliazione bancaria e supporto a più valute e tassi di cambio. Per il mercato italiano è disponibile anche la gestione della fatturazione elettronica e delle partite IVA.
Clienti, fornitori e contatti
Anagrafiche strutturate per clienti e fornitori, con accesso diretto a offerte, preventivi, ordini, fatture, storico contatti e documentazione associata. I lead e le opportunità commerciali possono essere gestiti con strumenti CRM integrati nella stessa piattaforma.
Magazzino e prodotti
Gestione delle giacenze, varianti di prodotto per attributi come dimensioni e colori, posizioni di stoccaggio e inventario aggiornato in tempo reale. Il modulo si integra direttamente con ordini e fatturazione, riducendo inserimenti manuali duplicati.
Progetti e attività
Creazione di progetti, assegnazione di attività ai membri del team, tracciamento del tempo impiegato su ciascuna attività e monitoraggio dell’avanzamento. Utile per chi fattura a progetto o ha necessità di rendicontare le ore lavorate per cliente.
Risorse umane
Database del personale, gestione delle assenze e delle ferie, registrazione delle ore lavorative. Il modulo può essere esteso con plugin specifici per coprire esigenze più strutturate.
Gestione documentale
Caricamento e archiviazione di documenti collegati a clienti, fornitori, progetti e attività. Generazione automatica di preventivi, ordini di acquisto, ordini di lavoro e fatture direttamente dai dati presenti nel sistema.
Reportistica
Report su fatturato, vendite, scorte e attività esportabili in CSV, PDF e HTML. Dashboard configurabili per tenere sotto controllo gli indicatori più rilevanti per il business.
Plugin Esclusivi Mainlab per Dolibarr
Oltre alla personalizzazione della piattaforma, abbiamo sviluppato plugin su misura per rispondere a esigenze ricorrenti dei nostri clienti. Questi moduli sono disponibili su Dolistore, lo store ufficiale di Dolibarr, e si integrano nativamente con la piattaforma.
Equipment Inventory
Permette di gestire un parco mezzi, macchine o attrezzature, in qualsiasi forma di relazione contrattuale con terze parti: noleggio, manutenzione, assistenza. La struttura dell’archivio è configurabile: si definisce il nome e la tipologia di dati per ogni colonna, come marca, modello, numero di serie, tipo di assistenza, data inizio e fine contratto. Adatto per chi gestisce un parco mezzi articolato e ha bisogno di tenere traccia dei contratti attivi per ogni attrezzatura.
Massive Rows Deletion
Aggiunge caselle di spunta sulle righe di dettaglio dei documenti in modalità bozza o modifica, con un pulsante per la cancellazione multipla. È possibile selezionare più righe e cancellarle in una sola operazione, invece di procedere riga per riga. Utile in contesti dove si lavora su documenti con molte righe — ordini complessi, distinte basi, listini — dove la cancellazione manuale singola diventa un’operazione lenta e ripetitiva.
Scadenzario
Aggiunge funzionalità avanzate per la gestione dei pagamenti clienti e fornitori, inclusa la gestione dei termini di pagamento su più periodi di scadenza (30/60/90 giorni fine mese o formati simili). In base al termine scelto vengono generate automaticamente le scadenze, con la possibilità di inviare solleciti, eliminare singole scadenze o aggiungerne di nuove. Per il mercato italiano include la gestione puntuale dei pagamenti Ri.Ba.
Mail to Ticket Addon
Integra il modulo di cattura email di Dolibarr (disponibile dalla versione 17) con il modulo Ticket. Permette di creare un ticket direttamente da un’email ricevuta su una casella esterna, e aggiunge la funzione di assegnazione automatica del ticket a una terza parte in base al dominio del mittente. Utile per chi gestisce richieste di assistenza su volumi medio-alti e vuole ridurre gli smistamenti manuali.
I plugin sono scaricabili su Dolistore, lo store ufficiale di Dolibarr
Per quali aziende è adatto Dolibarr
Dolibarr è particolarmente adatto alle piccole e medie imprese che vogliono centralizzare la gestione aziendale senza affrontare i costi e la complessità tipici dei grandi ERP proprietari.
Nella nostra esperienza si presta particolarmente bene per:
- aziende di servizi;
- studi professionali;
- società di consulenza;
- aziende commerciali e distributori;
- imprese manifatturiere di piccole e medie dimensioni;
- aziende che gestiscono manutenzioni o assistenza tecnica;
- organizzazioni che vogliono sostituire processi basati su Excel con un sistema unico e condiviso.
La natura modulare della piattaforma consente di partire da una configurazione essenziale e aggiungere nuove funzionalità nel tempo, accompagnando la crescita dell’azienda senza dover sostituire il gestionale dopo pochi anni.
Perché scegliere Dolibarr rispetto a un software gestionale a pagamento
I software gestionali con licenza proprietaria funzionano finché i processi aziendali rimangono vicini al modello previsto dalla piattaforma. Quando le esigenze diventano più specifiche o il numero di utenti cresce, i costi di licenza aumentano e le possibilità di personalizzazione restano limitate.
Dolibarr ha un’architettura aperta: i dati restano di proprietà dell’azienda, il codice è modificabile, i moduli si aggiungono e rimuovono liberamente. Non ci sono canoni ricorrenti per utente e non si dipende dalle scelte commerciali di un vendor.
Per molte PMI questo si traduce in un risparmio concreto nel medio periodo, specialmente in contesti dove il numero di utenti che accede al gestionale è alto, o dove le esigenze cambiano nel tempo e richiedono adattamenti continui.
Dolibarr in cloud o on-premise
Dolibarr può essere installato su server cloud o su infrastruttura fisica interna all’azienda. La scelta dipende dalle preferenze in termini di sicurezza, governance dei dati, gestione IT e accessibilità da remoto.
Per le aziende che preferiscono una soluzione gestita, Mainlab si occupa anche dell’hosting su infrastruttura cloud europea, degli aggiornamenti periodici e del monitoraggio del sistema. Per chi ha infrastruttura propria, l’installazione avviene direttamente sui server aziendali.
In entrambi i casi l’interfaccia è accessibile via browser da desktop e dispositivi mobili, senza bisogno di installare applicazioni locali.
Perché scegliere Mainlab per la personalizzazione di Dolibarr
Installare Dolibarr è tecnicamente abbastanza semplice. La parte più critica è fare in modo che il sistema sia configurato in modo che le persone lo usino davvero — e che non si costruiscano procedure parallele in Excel perché il gestionale non copre come l’azienda lavora.
Il nostro approccio parte dall’analisi. Prima di configurare qualsiasi cosa, capiamo i processi reali dell’azienda: chi usa il sistema, quali dati sono importanti, quali moduli hanno senso e quali no. Questo passaggio evita configurazioni teoricamente corrette ma praticamente scomode.
Dall’installazione alla configurazione avanzata, dallo sviluppo di moduli personalizzati alle integrazioni con sistemi di terze parti, ogni intervento è pensato per abilitare il lavoro quotidiano, non per aggiungere complessità.
Esperienza: anni di installazioni e personalizzazioni di Dolibarr in settori diversi, tra manifattura, illuminotecnica, servizi e commercio.
Competenze tecniche: un team che conosce l’architettura di Dolibarr in profondità, in grado di sviluppare moduli custom, intervenire a livello di codice e scrivere integrazioni via API.
Supporto continuativo: dalla raccolta dei requisiti alla formazione degli utenti, fino all’assistenza tecnica post go-live.
Un esempio reale di implementazione Dolibarr
Per un’azienda del settore illuminotecnico abbiamo realizzato un progetto di personalizzazione di Dolibarr finalizzato a centralizzare attività commerciali, documentazione tecnica e gestione operativa.
La situazione iniziale prevedeva l’utilizzo di più strumenti separati, con informazioni distribuite tra fogli Excel, documenti condivisi e applicativi non integrati.
Partendo da Dolibarr abbiamo configurato i moduli necessari, personalizzato alcune funzionalità e sviluppato integrazioni dedicate per adattare il sistema ai processi aziendali esistenti.
Il risultato è stato un ambiente unico in cui commerciale, amministrazione e operations possono lavorare sugli stessi dati, riducendo attività manuali, duplicazioni e possibilità di errore.
Ogni progetto è diverso, ma l’obiettivo rimane sempre lo stesso: fare in modo che il software supporti i processi aziendali invece di costringere le persone a lavorare attorno ai limiti del gestionale.
Dolibarr o Odoo: quale scegliere?
Dolibarr e Odoo sono due tra le piattaforme ERP open source più diffuse in Europa, ma nascono con filosofie differenti.
Dolibarr punta su semplicità, rapidità di implementazione e costi contenuti. È particolarmente apprezzato dalle PMI che desiderano un gestionale completo, facilmente personalizzabile e senza costi di licenza per utente.
Odoo offre un ecosistema più ampio e un numero maggiore di moduli disponibili, ma può richiedere progetti di implementazione più articolati e costi superiori legati a personalizzazioni, manutenzione e versioni enterprise.
In generale:
- Dolibarr è spesso la scelta migliore per PMI che cercano semplicità e controllo dei costi;
- Odoo può essere interessante per realtà più strutturate che necessitano di funzionalità molto estese già disponibili nell’ecosistema della piattaforma.
La scelta dipende sempre dai processi aziendali, dal budget disponibile e dagli obiettivi di crescita nel medio periodo.
Dolibarr o SuiteCRM: come orientarsi nella scelta
Dolibarr è una piattaforma ERP/CRM pensata per centralizzare processi sia commerciali che operativi e amministrativi: fatturazione, contabilità, magazzino, gestione progetti, risorse umane e CRM in un unico sistema. È la scelta più indicata quando si vuole un gestionale unico che copra più aree dell’azienda.
SuiteCRM è invece orientato principalmente alla gestione della relazione con i clienti: pipeline di vendita, marketing, assistenza, automazioni commerciali. È più adatto quando il focus principale è la gestione commerciale e si vuole uno strumento molto potente e flessibile per il reparto vendite.
In alcuni contesti le due piattaforme vengono usate insieme: SuiteCRM per la parte commerciale, Dolibarr per la parte operativa e amministrativa, collegate tra loro via API.
La scelta dipende da quali processi si vogliono digitalizzare e dal grado di integrazione desiderato. Possiamo aiutarti a valutare quale soluzione sia più adatta alla tua situazione.
Domande frequenti su Dolibarr
Dolibarr è gratuito? Dolibarr è distribuito sotto licenza open source GPL v3. L’installazione e l’uso sono gratuiti. I costi riguardano la personalizzazione, la configurazione, l’eventuale hosting e il supporto tecnico continuativo.
Quanto costa implementare Dolibarr? Il costo dipende dal numero di utenti, dalle personalizzazioni richieste, dalle integrazioni necessarie e dall’eventuale migrazione dei dati. Una configurazione standard richiede investimenti contenuti, mentre progetti più articolati possono prevedere sviluppo di moduli personalizzati e integrazioni specifiche.
Dolibarr funziona in cloud? Sì. Può essere installato su server cloud (AWS, Google Cloud, VPS dedicati) o su infrastruttura on-premise. Mainlab gestisce anche il servizio di hosting e manutenzione per i clienti che preferiscono una soluzione gestita.
Dolibarr è adatto a piccole aziende? Sì. La struttura modulare permette di partire con solo le funzioni necessarie e aggiungerne nel tempo. L’assenza di costi di licenza lo rende accessibile anche per realtà con pochi utenti.
Dolibarr è adatto ad aziende con più sedi? Sì. La piattaforma supporta l’accesso multiutente via browser e può essere configurata per gestire utenti, ruoli e processi distribuiti tra sedi diverse, mantenendo un’unica base dati centralizzata.
È possibile migrare i dati da un altro gestionale a Dolibarr? Sì. Gestiamo la fase di migrazione: mappatura dei dati, importazione strutturata e verifica post-migrazione. I tempi e la fattibilità dipendono dalla qualità e dalla complessità dei dati di partenza.
Dolibarr si integra con altri software? Sì. Dolibarr dispone di API REST che permettono l’integrazione con piattaforme e-commerce, software di fatturazione elettronica, sistemi CRM, strumenti di marketing e altri applicativi aziendali.
Dolibarr supporta la fatturazione elettronica italiana? Sì. Attraverso moduli specifici disponibili su Dolistore è possibile gestire la fatturazione elettronica nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate. Mainlab si occupa della configurazione e dei test di integrazione.
Quanto tempo richiede un’installazione di Dolibarr? Una configurazione standard con moduli base può essere operativa in poche settimane. Progetti con personalizzazioni avanzate, sviluppo di moduli custom e migrazione dati richiedono generalmente tra uno e quattro mesi, in base alla complessità.
Dolibarr è sicuro? La sicurezza dipende principalmente dall’infrastruttura utilizzata, dagli aggiornamenti e dalle configurazioni adottate. Dolibarr viene aggiornato regolarmente dalla community internazionale e può essere installato su infrastrutture cloud o on-premise con adeguate misure di sicurezza e backup.
È possibile aggiungere nuove funzionalità nel tempo? Sì. Dolibarr è progettato per essere esteso progressivamente: nuovi moduli dal Dolistore, sviluppi custom o integrazioni possono essere aggiunti senza dover ricostruire il sistema da zero.
Hai un progetto Dolibarr da valutare, o vuoi capire se la piattaforma è adatta alla tua situazione? Descrivici le tue esigenze: ti risponderemo con una valutazione preliminare senza impegno.
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